Article Agoria – Gouvernance documentaire dans la construction : un levier stratégique pour réduire les coûts et sécuriser les projets

Cet article a été rédigé par Agoria et publié sur leur site agoria.be

Dans le secteur de la construction, de l’ingénierie et de l’architecture (AEC), l’information est devenue un actif aussi essentiel que les matériaux ou les compétences techniques. Pourtant, une mauvaise gestion documentaire continue de générer des coûts considérables, des retards de chantier et des risques opérationnels importants.

Selon des données relayées par PlanGrid & FMI Corporation (2018), près de 177 milliards de dollars seraient perdus chaque année dans le secteur de la construction aux États-Unis en raison d’une communication défaillante, de reprises d’erreurs et une mauvaise gestion des données. Face à ce constat, la question n’est plus de savoir s’il faut structurer la gestion documentaire, mais comment le faire efficacement. 

 

L’information au cœur de la performance des projets

La multiplication des intervenants, des versions de documents et des outils numériques rend la circulation de l’information de plus en plus complexe. Les conséquences sont bien connues des acteurs du secteur : erreurs de conception, difficultés de traçabilité, problèmes lors des audits, retards de livraison ou encore transfert incomplet des données vers les équipes d’exploitation. 

Pour répondre à ces enjeux, notre membre Agoria, Exquando, a développé une approche basée sur la gouvernance de l’information et le Document Control, avec un objectif clair : faire de l’information fiable un véritable levier de performance organisationnelle. 

L’approche repose sur trois éléments complémentaires pour une gestion documentaire maîtrisée :

• Des procédures claires et partagées
  La mise en place de règles communes de nommage, de gestion des révisions, de statuts documentaires et de processus d’approbation constitue la base d’un système fiable. Ces standards permettent à tous les acteurs du projet de travailler avec les mêmes références et d’éviter les ambiguïtés. 
• Une source unique de vérité
  La centralisation des documents au sein d’une plateforme commune garantit que chaque intervenant accède à la version correcte de l’information. Cette approche « Single Source of Truth » facilite la collaboration entre maîtres d’ouvrage, bureaux d’études, entrepreneurs et exploitants. 
• Des experts en Document Control
  Au-delà des outils, la réussite repose également sur les compétences humaines. Des spécialistes assurent la qualité, la conformité et la disponibilité des documents tout au long du cycle de vie du projet.

 

« Dans les projets d’ingénierie et de construction, l’enjeu n’est plus simplement de produire et partager des documents, mais de garantir que chaque intervenant dispose de la bonne information, au bon moment et dans le bon contexte. Une gouvernance documentaire efficace devient un véritable facteur de maîtrise des risques et de performance opérationnelle. »
Marc Ansoult, CEO d’Exquando

 

Une vision qui couvre l’ensemble du cycle de vie du projet

La gouvernance documentaire ne se limite pas à l’archivage des documents. Elle accompagne chaque phase du projet.

En amont, des audits permettent d’évaluer l’existant, de définir les rôles et responsabilités, de rédiger les procédures de gestion documentaire et de sélectionner les outils adaptés. 

Pendant l’exécution du projet, le suivi des livrables, les contrôles qualité, les workflows de validation et les tableaux de bord de suivi contribuent à maintenir un niveau élevé de maîtrise documentaire. Les indicateurs permettent notamment de mesurer l’avancement et la complétude des documents par discipline (architecture, BIM, HVAC, etc.). 

Enfin, lors de la clôture, les processus d’«eHandover» garantissent un transfert structuré de l’information vers les équipes d’exploitation et de maintenance, une étape souvent critique pour la pérennité des actifs. 

Pour faciliter l’adoption et maximiser la valeur des données, les solutions de gestion documentaire doivent pouvoir s’intégrer aux environnements existants.

Exquando travaille ainsi avec plusieurs plateformes largement utilisées sur le marché, notamment Autodesk Construction Cloud, SharePoint, OpenText, Aconex, Bricsys ou encore AODocs. Des outils d’automatisation permettent également de simplifier le classement, le marquage et le transfert des fichiers tout en réduisant les tâches administratives à faible valeur ajoutée.

 

Des résultats concrets sur le terrain

Plusieurs organisations de référence ont déjà intégré ces pratiques de gouvernance documentaire dans leurs projets. 

En voici différents exemples: 

• Chez imec, la standardisation de la documentation technique et l’optimisation du transfert vers l’exploitation ont permis de renforcer l’excellence opérationnelle grâce à des règles structurées de gestion documentaire. 
• Pour Fluxys, l’objectif principal était d’améliorer la traçabilité des approbations d’ingénierie. La mise en place d’un système intégré associée à un contrôle continu de la qualité des données a permis de renforcer la gouvernance documentaire des infrastructures critiques. 
• Dans le cadre du méga projet de parcs éoliens offshore Princesse Elisabeth au large de la Côte belge, les ingénieurs d’Elia ont fait appel à l’expertise en Document Control d’Exquando pour en assurer le suivi et le contrôle documentaire.
• Dans le cadre de l’extension de leur implantation à Wavre et de différents sites à Singapour, au Canada et en Allemagne, les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front. Le besoin de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée et l’intervention d’Exquando a permis la délégation et la centralisation de toute la gestion documentaire technique ; les chefs de projet peuvant dès lors se consacrer entièrement au pilotage de leur projet de construction. 

 

Une opportunité stratégique pour les entreprises 

On l’a vu : à l’heure où les projets deviennent toujours plus complexes, la maîtrise de l’information apparaît comme un facteur déterminant de compétitivité. Une gouvernance documentaire solide contribue non seulement à réduire les coûts liés aux erreurs et aux reprises, mais également à améliorer la collaboration, la traçabilité et la confiance entre les parties prenantes.

« La transformation digitale ne se résume pas à l’adoption d’une nouvelle plateforme. Elle repose avant tout sur l’alignement entre les personnes, les processus et la technologie. Lorsque cet équilibre est atteint, la gestion documentaire cesse d’être une contrainte administrative pour devenir un levier de création de valeur. »
Sabine Boël, COO d’Exquando

Ainsi, investir dans la qualité de l’information n’est plus une question de conformité administrative. C’est un choix stratégique qui contribue directement à la réussite des projets et à la performance durable de l’organisation.

Afin d’aider les organisations à évaluer la maturité de leurs pratiques en matière de gestion documentaire, Exquando a développé un outil de diagnostic basé sur plus de 15 ans d’expérience dans l’accompagnement de projets complexes d’ingénierie et de construction. 

En répondant à six questions, les entreprises obtiennent une première évaluation de leur niveau de maturité en «Document Control». Le diagnostic permet d’identifier les principaux points d’attention liés à la gouvernance de l’information, à l’organisation des échanges documentaires et aux processus de gestion. Les participants peuvent également demander un rapport d’analyse plus détaillé mettant en lumière les impacts potentiels sur leurs projets ainsi que des pistes d’amélioration adaptées à leur niveau de maturité.

L’outil est accessible gratuitement via le lien suivant : Document Control Maturity Diagnostic