Du conseil à la gestion d’un Shared Content Service pour des projets majeurs de construction

Les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front, et ce sur différents sites. Le besoin de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposé.

GSK Vaccines est une division de GlaxoSmithKline, une entreprise pharmaceutique mondiale. GSK Vaccines est l’une des plus grandes entreprises de vaccins au monde, proposant un large éventail de vaccins pour enfants et adultes. L’entreprise dispose de trois sites de production en Belgique, à Wavre, Rixensart et Gembloux, et emploie plus de 9.000 collaborateurs.

Objectifs

Dans le cadre de l’extension de leur implantation à Wavre et de différents sites à Singapour, au Canada et en Allemagne, les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front. Le besoin de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée. Le but étant de

gérer les projets de construction et leurs documents efficacement et de manière collaborative,
respecter les plannings et les budgets des multiples projets de construction,
mettre à disposition les documents as-built complets sous format digital en fin de projet,
pouvoir répondre à tout moment à des demandes d’audits tant internes qu’externes.

Solutions

Exquando a accompagné les équipes d’ingénieurs dès le début du projet en

contribuant à la sélection d’un système de gestion documentaire (GED),
customisant le système choisi, Livelink d’OpenText, suivant les besoins propres à GSK Vaccines,
mettant en place un projet pilote de gestion documentaire pour tester et valider le plan documentaire, les différentes fonctionnalités, les conventions de nommage, le retour sur investissement attendu, etc.,
déployant Livelink sur tous les nouveaux projets de construction en Europe, en Asie et en Amérique,
mettant à disposition et en encadrant une équipe de document controllers,
mettant en place un Shared Content Service permettant la centralisation des services, la professionnalisation des compétences, l’harmonisation des méthodes et la réduction des coûts,
prenant en charge de manière globale les ressources, méthodes et procédures dans le cadre d’un contrat en mode service.

Système utilisé

LiveLink d’OpenText

Bénéfices

Notre intervention depuis plus de 15 ans sur les sites de GSK Vaccines a permis la délégation et la centralisation de toute la gestion documentaire technique à une équipe de professionnels ; les chefs de projet peuvent dès lors se consacrer entièrement au pilotage de leur projet de construction.

La confiance entre les chefs de projet, les ingénieurs et les intervenants externes (bureau d’études, sous-traitants…) est établie.

Les équipes d’ingénieurs peuvent répondre plus efficacement aux demandes d’audits, particulièrement importants dans le domaine pharmaceutique. Et, last but not least, les documents as-built sont remis aux utilisateurs finaux en temps et en heure.

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Les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front, et ce sur différents sites. La nécessité de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée.

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