Standardisation et contrôle des pratiques documentaires

Le site SEVESO de IMEC à Louvain a vu ses projets et infrastructures techniques croître. Face à cette expansion, l’équipe gérant la maintenance et les extensions souhaitait standardiser et optimiser la gestion documentaire technique, pour une meilleure efficacité.

IMEC (Centre interuniversitaire de microélectronique) est une organisation internationale de recherche et développement dont le siège est à Louvain en Belgique. Fondée en 1984, l’entreprise est spécialisée dans les domaines de la nanoélectronique et des technologies numériques. Le département FAIN (FAcility and INfrastructure) constitue l’épine dorsale de la recherche de pointe en développant et en maintenant des installations techniques de classe mondiale au service de la communauté des chercheurs.

Objectifs

Depuis 2020, le nombre de projets est en croissance continue et l’étendue des infrastructures techniques sur le site de Louvain, classé SEVESO, croît en conséquence. Une équipe d’une cinquantaine de personnes s’occupe de la maintenance des installations et des projets d’extensions. Le besoin de standardiser les pratiques documentaires s’est fait de plus en plus ressentir. Il s’agissait à la fois de rationaliser et de rendre plus efficace la gestion de la documentation technique, et d’apporter du support pour la gestion documentaire au quotidien.

Solutions

Dans un premier temps, nous avons assisté à la paramétrisation du système choisi pour la gestion de la documentation des projets, Autodesk Construction Cloud (ACC), en réponse aux besoins spécifiques de IMEC.

Nous avons par la suite mis en place un plan documentaire et développer des procédures pour la gestion de la documentation technique en vue de

organiser et catégoriser les documents afin de faciliter leur recherche,
gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage,
contrôler l’accès aux documents sensibles et assurer la distribution aux membres du personnel concernés,
vérifier l’exactitude, la cohérence et l’exhaustivité des documents.

Il était ensuite essentiel d’assurer la formation du personnel interne et des sous-traitants, incluant la préparation du matériel de formation, l’organisation de workshops et de sessions de formations ainsi que l’assistance personnalisée et continue aux membres de l’équipe FAIN.

Afin d’assurer une gestion continue et efficace de la documentation technique, un document controller expérimenté travaille également au quotidien avec les équipes d’IMEC.

Systèmes utilisés

Autodesk Construction Cloud
SharePoint
Planon
SAP
Autodesk Vault

Bénéfices

Grâce au support d’Exquando, FAIN dispose à présent d’une gestion documentaire organisée et conforme, et a ainsi renforcé son excellence opérationnelle.

Sur les projets industriels complexes, la gestion documentaire peut rapidement devenir une charge critique pour les équipes opérationnelles. Découvrez comment Technord a renforcé le suivi de sa documentation technique sur un projet GSK grâce au service flexible de Document Control as a Service (DCaaS) d’Exquando.

Gérer des milliers de plans techniques critiques, tout en garantissant leur fiabilité et leur accessibilité, est un défi quotidien pour les acteurs de l’énergie. Pour soutenir ses opérations et sa transition énergétique, Elia veut renforcer son organisation documentaire.

Les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front, et ce sur différents sites. La nécessité de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée.

Dans le cadre du méga projet de parcs éoliens offshore Princesse Elisabeth au large de la Côte belge, les ingénieurs d’Elia ont fait appel à l’expertise en Document Control d’Exquando pour en assurer le suivi et le contrôle documentaire.

Depuis 2019, UCB a entrepris plusieurs grands projets de construction sur son site de Braine-l'Alleud. Face à la multiplication des projets, UCB a souhaité centraliser sa gestion documentaire afin de standardiser les méthodes, éviter pertes de temps et surcoûts.

Les collaborateurs d’Equans sont amenés à produire et partager de nombreux documents techniques pour leurs différents projets d’ingénierie. Ils ont fait appel au Document Control as a Service d’Exquando pour assurer le suivi et le contrôle documentaire.

Les équipes du département infrastructure de la STIB souhaitaient inventorier et migrer leur documentation pour ensuite adapter un modèle existant d’espace collaboratif pour les projets d’ingénierie à l’environnement Sharepoint Online.

Le département Facility Management de la BNPPF devait trouver des solutions pour gérer efficacement et de manière sécurisée plus de 200.000 documents et plans, tout en simplifiant leur collecte, stockage et permettant l’accès rapide aux dernières versions.

Lors de la construction d’une nouvelle usine à Lessines, les ingénieurs souhaitaient disposer d’une solution centralisée de gestion de la documentation technique et assurer le transfert de cette documentation dans le système de l’utilisateur final.