Standaardisatie en controle van documentpraktijken

De SEVESO-site van IMEC in Leuven zag zijn technische projecten en infrastructuur groeien. Met het oog op deze uitbreiding wilde het team dat verantwoordelijk was voor onderhoud en uitbreiding het beheer van technische documenten standaardiseren en optimaliseren voor meer efficiëntie.

IMEC (Interuniversitair Micro-elektronica Centrum) is een internationale onderzoeks- en ontwikkelingsorganisatie met hoofdkantoor in Leuven, België. Het bedrijf, opgericht in 1984, is gespecialiseerd in nano-elektronica en digitale technologieën. De afdeling FAIN (Faciliteit en Infrastructuur) vormt de ruggengraat van baanbrekend onderzoek door technische faciliteiten van wereldklasse te ontwikkelen en te onderhouden ten behoeve van de onderzoeksgemeenschap.

Doelstellingen

Sinds 2020 neemt het aantal projecten gestaag toe en is ook de omvang van de technische infrastructuur op de site in Leuven, die SEVESO-geclassificeerd is, meegegroeid. Een team van een vijftigtal mensen is verantwoordelijk voor het onderhoud van de faciliteiten en de uitvoering van uitbreidingsprojecten. De noodzaak om de documentatie te standaardiseren, wordt steeds duidelijker. Doel was om het beheer van technische documentatie te stroomlijnen en efficiënter te maken en om ondersteuning te bieden bij het dagelijkse documentbeheer.

Oplossingen

In eerste instantie waren we aanwezig bij de configuratie van het gekozen systeem voor het beheer van de projectdocumentatie, Autodesk Construction Cloud (ACC), in antwoord op de specifieke behoeften van IMEC.

Vervolgens hebben we een documentbeheersplan opgesteld en procedures ontwikkeld voor het beheer van technische documentatie om

documenten te organiseren en te categoriseren zodat ze makkelijker terug te vinden zijn,
de volledige levenscyclus van documenten te beheren, van hun creatie tot hun archivering,
de toegang tot gevoelige documenten te controleren en te zorgen voor distributie naar de relevante personeelsleden,
documenten te controleren op nauwkeurigheid, conherentie en volledigheid.

Vervolgens was het essentieel om te zorgen voor de opleiding van intern personeel en onderaannemers, inclusief het voorbereiden van opleidingsmateriaal, het organiseren van workshops en trainingssessies, evenals voor de persoonlijke en voortdurende ondersteuning aan FAIN-teamleden.

Om een continu en efficiënt beheer van de technische documentatie te garanderen, werkt een ervaren documentbeheerder dagelijks samen met de IMEC-teams.

Gebruikte systemen

Autodesk Construction Cloud
SharePoint
Planon
SAP
Autodesk Vault

Voordelen

Dankzij de steun van Exquando, heeft FAIN nu een georganiseerd en compliant documentbeheer en heeft daarmee haar operationele uitmuntendheid versterkt.

Op complexe industriële projecten kan documentbeheer snel een kritieke last worden voor de operationele teams. Ontdek hoe Technord de opvolging van zijn technische documentatie op een GSK-project heeft versterkt dankzij de flexibele Document Control as a Service (DCaaS) van Exquando.

Het beheren van duizenden kritieke technische plannen en tegelijk hun betrouwbaarheid en toegankelijkheid garanderen, is een dagelijkse uitdaging voor energiebedrijven. Om haar operaties en energietransitie te ondersteunen, wil Elia haar documentbeheer verder versterken.

De engineering teams van GSK moesten meerdere bouw- en engineering projecten tegelijkertijd op meerdere locaties beheren. Dit creëerde de behoefte om het beheer en de controle van hun technische documentatie te centraliseren en te standaardiseren.

In het kader van het megaproject van de offshore windmolenparken Princesse Elisabeth voor de Belgische kust, hebben de ingenieurs van Elia een beroep gedaan op de expertise van Exquando op het gebied van documentcontrole om de opvolging en controle van de documenten te verzekeren.

Sinds 2019 heeft UCB verschillende grote bouwprojecten uitgevoerd op de locatie Braine-l'Alleud. Gezien de toename van het aantal projecten wilde UCB zijn documentbeheer centraliseren en de methoden standaardiseren om tijdverspilling en extra kosten te voorkomen.

Medewerkers van Equans produceren en delen talloze technische documenten voor hun diverse technische projecten. Ze gebruikten Exquando's Document Control as a Service om documenttracking en -controle te garanderen.

De teams van de afdeling infrastructuur van de MIVB wilden hun documentatie inventariseren en migreren en vervolgens een bestaand model voor collaboratieve ruimte voor technische projecten aanpassen aan de Sharepoint Online-omgeving.

De afdeling Facility Management van BNPPF was op zoek naar oplossingen om meer dan 200.000 documenten en plannen efficiënt en veilig te beheren, de verzameling en opslag ervan te vereenvoudigen en snelle toegang tot de nieuwste versies mogelijk te maken.

Bij de bouw van een nieuwe fabriek in Lessines wilden de ingenieurs een gecentraliseerde oplossing voor het beheer van de technische documentatie en het waarborgen van de overdracht van deze documentatie naar het systeem van de eindgebruiker.