Business Analyst spécialisé.e en contrôle documentaire

Descriptif de fonction

• L’analyse des besoins clients

– Vous collaborez avec les clients pour comprendre leurs exigences en matière de document control (flux documentaires, responsabilités, exigences contractuelles et normatives).

– Vous cartographiez les processus existants de contrôle documentaire et identifiez les écarts, risques et opportunités d’amélioration.

– Vous définssez les règles de contrôle documentaire couvrant le cycle de vie des documents : création, révision, validation, diffusion, archivage.

– Vous effectuez des analyses approfondies pour identifier les opportunités d’amélioration et recommander des solutions adaptées.

• La conception et la mise en œuvre de solutions

– Vous traduisez les besoins métier en exigences fonctionnelles pour les outils de gestion documentaire (GED, CDE, plateformes collaboratives).

– Vous participez au paramétrage et à la configuration des outils de document control (structures documentaires, métadonnées, workflows, droits d’accès).

– Vous contribuez à la mise en place ou à l’adaptation des procédures de gestion documentaire, en lien avec les pratiques projet.

• Le pilotage de la qualité documentaire

– Vous définissez les indicateurs de performance documentaire (qualité, délais, complétude, conformité), et mettez en place des tableaux de bord et rapports sur l’état de la documentation projet.

– Vous proposez et suivez des plans d’actions correctives en cas de non‑conformité ou de dysfonctionnement en étroite collaboration avec le Quality Manager.

• La gestion du changement

– Vous assumez un rôle clé dans la gestion du changement organisationnel lié à l’implémentation de nouveaux systèmes de contrôle documentaire.

– Vous présentez et expliquez les changements aux utilisateurs finaux, organisez des formations et fournissez un soutien continu pour faciliter l’adoption et l’adaptation aux nouvelles technologies.

• La collaboration interservices

– Vous travaillez en étroite collaboration avec les document controllers, chefs de projet, équipes techniques et équipes IT pour garantir une intégration fluide des logiciels de contrôle documentaire dans les infrastructures informatiques existantes.

– Vous coopérez avec les équipes de développement pour personnaliser les solutions en fonction des besoins spécifiques des clients.

Qualification et expérience requises

• Expertise métier et gestion documentaire

– Vous disposez d’un parcours solide en tant que Business Analyst ou Lead Document Controller, idéalement acquis lors de projets d’implémentation de solutions logicielles de gestion documentaire

– Vous portez un intérêt marqué pour les enjeux de la maîtrise de l’information et les stratégies de gouvernance documentaire

– Vous avez déjà piloté des actions de formation et savez accompagner les utilisateurs dans l’adoption de nouveaux outils et processus

• Compétences analytiques et techniques

– Vous savez diagnostiquer des problématiques complexes pour proposer des solutions pragmatiques et structurées

– Vous maîtrisez des outils et modélisation et disposez d’une expertise avancée sur Excel (fonctions complexes, analyse de données); vous maîtrisez la notation BPMN pour la modélisation de processus 

– Vous rédigez avec aisance des documents clairs, structurés et synthétiques, adaptés à vos différents interlocuteurs

Compétences requises

• Véritable traducteur, vous savez reformuler des exigences techniques en concepts métier compréhensibles pour des utilisateurs non-techniques

• Vous gérez vos priorités avec rigueur afin de respecter les délais et les budgets impartis

• Vous appréciez la collaboration et savez fédérer des parties prenantes tant internes qu’externes autour d’un objectif commun

• Vous communiquez avec fluidité à l’oral comme à l’écrit en français et en anglais. La connaissance du néerlandais est un avantage certain.