Quel est le rôle et les avantages d’un Document Controller dans les projets de construction et d’ingénierie ?

Dans les projets d’ingénierie, de construction et les industries réglementées, la documentation technique est ce qui permet aux projets d’avancer. Plans, spécifications, procédures et rapports sont utilisés quotidiennement par les ingénieurs, les contractants et les opérateurs. C’est là que le role d’un Document Controller devient crucial.

Qu’il s’agisse d’une installation pharmaceutique, d’un site nucléaire ou d’un projet d’infrastructure de transport public, les équipes s’appuient sur des documents fiables et à jour pour concevoir, construire, valider et exploiter les installations en toute sécurité.

Dans la réalité, la documentation technique est souvent dispersée entre plusieurs outils, e-mails et plateformes. Les différentes parties prenantes travaillent alors sur des versions différentes d’un même document, sans savoir laquelle fait foi.

Sur de nombreux projets de construction et d’ingénierie, un seul plan obsolète transmis au chantier peut provoquer des reprises, des retards et des ordres de changement avant même que le problème ne soit détecté. La cause est rarement technique : il s’agit presque toujours d’un manque de contrôle clair des versions, des validations et de la diffusion des documents.

Le document control consiste à gérer les documents techniques de manière à ce que la bonne information soit disponible, au bon endroit, dans la bonne version, pour les bonnes personnes, et au bon moment.

 

Que fait concrètement un Document Controller ?

Un Document Controller fait bien plus que classer des documents. Il gère l’ensemble du cycle de vie de la documentation technique, de la création à l’archivage final, en veillant à ce que l’information projet reste fiable, traçable et exploitable à tout moment.

Au quotidien, un Document Controller est notamment responsable de :

• Structure et numérotation des documents : respect des règles de numérotation, des conventions de nommage et des modèles afin de garantir une documentation cohérente et facilement accessible.
• Contrôles qualité : vérification des documents avant diffusion pour s’assurer qu’ils respectent les standards définis et qu’ils sont complets, lisibles et conformes.
• Registre maître des documents : tenue d’un registre central reprenant l’ensemble des documents, leurs révisions, statuts d’approbation et historiques.
• Diffusion contrôlée : mise à disposition des versions approuvées auprès des bonnes personnes, tout en évitant l’utilisation de documents obsolètes.
• Transmissions officielles : gestion des échanges documentaires formels avec les contractants et partenaires afin d’assurer une traçabilité claire et auditable.
• Suivi et reporting : suivi de la production, des revues et des validations documentaires, avec remontée des statuts et retards vers le management de projet.
• Gestion des accès, support et formations : administration des droits d’accès aux documents et accompagnement des équipes projet dans l’utilisation correcte des outils et des procédures de gestion documentaire.

En pratique, le Document Controller agit comme un point de coordination entre l’ensemble des parties prenantes du projet. Son rôle est d’éviter le chaos documentaire grâce à un flux d’information structuré et prêt pour l’audit, garantissant une clôture de projet fluide et un transfert efficace vers les équipes d’exploitation et de maintenance.

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Quelle est la différence entre un Assistant Project Manager et un Document Controller ?

Alors qu’un Assistant Project Manager soutient la coordination des tâches et de la communication, le Document Controller est responsable de la structure, de la fiabilité et de la traçabilité de la documentation technique du projet.

Les Document Controllers sont formés pour mettre en place la gouvernance documentaire d’un projet, notamment les règles de numérotation et de diffusion qui évitent l’utilisation de documents obsolètes.

Sans Document Controller dédié, les projets sont souvent confrontés à un véritable chaos documentaire, chaque partenaire appliquant ses propres règles.

Un Assistant Project Manager intervient principalement sur le pilotage administratif, financier et organisationnel du projet.
Il assure notamment le suivi du planning et des jalons dans les outils (SAP, Excel), la gestion des budgets et des encodages financiers, la préparation et le suivi des commandes, ainsi que la coordination administrative avec les différentes parties prenantes.

Ces responsabilités sont essentielles au bon pilotage du projet, mais elles sont distinctes de la gestion structurée et continue de la documentation technique, qui relève du rôle spécifique du Document Controller.

 

Quels sont les avantages d’un Document Controller professionnel ?

Les avantages d’un Document Controller professionnel sont concrets et mesurables :

• Réduction des risques : le fait de travailler systématiquement sur les documents validés et à jour réduit les risques en matière de sécurité, de qualité et de conformité.
• Maîtrise des coûts et des délais : la réduction du temps passé à rechercher ou recréer des documents améliore la productivité et limite les erreurs coûteuses.
• Transfert fluide en fin de projet : à la clôture du projet, l’ensemble de la documentation est complet, structuré et prêt pour les équipes d’exploitation et de maintenance.
• Conformité et préparation aux audits : la traçabilité complète facilite les audits et le respect des exigences réglementaires dans des secteurs tels que la pharma, l’énergie ou le nucléaire.

Le document control réduit les risques, les retards et les reprises sur les projets de construction et d’ingénierie complexes. 

Avec le Document Control as a Service (DCaaS) d’Exquando, les organisations accèdent à des Document Controllers qualifiés, à la demande, sans les contraintes liées à l’engagement de ressources à temps plein.

Formés en interne, ils maîtrisent les principales plateformes de gestion électronique de documents (GED).

Surtout, ils ne travaillent pas seuls : chaque Document Controller fait partie de l’équipe Exquando et bénéficie d’un support interne permanent pour faire face aux enjeux du projet.

 

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