Gestion de la documentation technique d’un futur réseau électrique intégré en mer

Dans le cadre du méga projet de parcs éoliens offshore Princesse Elisabeth au large de la Côte belge, les ingénieurs d’Elia ont fait appel à l’expertise en Document Control d’Exquando pour en assurer le suivi et le contrôle documentaire.

Elia est le gestionnaire du réseau de transport (GRT) d’électricité moyenne et haute tension en Belgique. En 2023, la société a démarré son projet le plus ambitieux : la construction d’une île artificielle à 45km des côtes belges qui devrait générer 3.5 GW d’électricité renouvelable. Une première à l’échelle européenne avec la construction de caissons qui supporteront les équipements haute tension devant collecter et transporter l’électricité renouvelable jusqu’à la terre ferme.

Objectifs

Dans le cadre de ce méga projet, de nombreux collaborateurs (internes et externes) sont amenés à produire toute la documentation nécessaire à la réalisation du projet. Elia avait donc besoin d’assistance pour assurer le contrôle documentaire du projet, leurs souhaits étant de bénéficier

de la mise à disposition de plusieurs document controllers expérimentés
d’une expertise sur la plateforme documentaire Aconex
de formation et de soutien à l’équipe d’ingénieurs pour tout ce qui concerne la gestion et le contrôle documentaire.

Solutions

Exquando a pu mettre une équipe de document controllers expérimentés à la disposition d’Elia pour assurer la bonne gestion documentaire du projet.

Les activités sous-traitées concernent

la paramétrisation de l’outil de GED (Gestion Electronique des Documents), sa mise à disposition et la formation à sa bonne utilisation
l’élaboration des procédures et du plan documentaire
le contrôle (non-technique) des documents et la comparaison avec les révisions précédentes
les enregistrement et dépôt documentaires sur Aconex, ainsi que la mise à disposition des fichiers et des documents essentiels pour revue sur SharePoint
la création (WF templates) et la gestion (trackers) des Workflows de revue et d’approbation et le suivi des commentaires
le contrôle et la gestion des registres documentaires (MDR) et des matrices de communication/distribution
l’établissement et le suivi de KPIs, ainsi que l’élaboration de dashboard de suivis de l’évolution et de la santé documentaire du projet
le support aux ingénieurs pour toutes questions liées à la gestion documentaire ou à Aconex
l’expertise technique des consultants (propositions, recommandations, conseils…)
le suivi des communications entre Elia et ses contractants.

Systèmes utilisés

Aconex
SharePoint
PowerBI

Bénéfices

L’intervention de nos équipes de document controllers dédiées à ce projet a permis :

de mettre à disposition des équipes projet une documentation à jour et de qualité
de réduire au minimum les problèmes liés à une mauvaise communication entre les différents intervenants
de soulager les ingénieurs des tâches de gestion documentaire.

Les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front, et ce sur différents sites. La nécessité de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée.

Depuis 2019, UCB a entrepris plusieurs grands projets de construction sur son site de Braine-l'Alleud. Face à la multiplication des projets, UCB a souhaité centraliser sa gestion documentaire afin de standardiser les méthodes, éviter pertes de temps et surcoûts.

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