Gestion documentaire technique pour les infrastructures critiques: le cas Fluxys

Gérer un volume important de documentation technique dans des infrastructures critiques demande plus que des outils. Découvrez comment Fluxys a structuré sa gestion documentaire pour gagner en fiabilité, efficacité et contrôle.

Fluxys est une entreprise belge d’infrastructure énergétique spécialisée dans le transport et le stockage de gaz naturel et de GNL.

Elle exploite des infrastructures critiques qui assurent un flux d’énergie sûr et efficace à travers l’Europe, tout en contribuant à la transition vers des solutions bas carbone telles que l’hydrogène et les réseaux CO₂.

Objectifs

En tant qu’opérateur d’infrastructures gazières critiques, Fluxys gère un volume important de documentation technique liée aux pipelines et aux installations. Dans cet environnement, la documentation a un impact direct sur la sécurité, les opérations et la prise de décision.

Plusieurs défis majeurs devaient être adressés :

Assurer une traçabilité complète des documents
Les équipes d’ingénierie devaient être certaines de toujours travailler avec les versions validées les plus récentes. Toute incertitude sur le statut des documents pouvait entraîner des risques opérationnels.
Standardiser les pratiques de gestion documentaire
La création, la classification et l’archivage des documents n’étaient pas appliqués de manière homogène, rendant difficile la mise en place d’une structure fiable et partagée.
Améliorer les workflows de validation
Les processus de revue et d’approbation étaient chronophages et reposaient fortement sur des contrôles manuels, générant des délais et augmentant le risque d’erreurs.

Solutions

Exquando a accompagné Fluxys dans la mise en place d’une approche structurée et contrôlée de gestion documentaire technique, renforcée par des règles de gouvernance claires.

Les éléments clés incluent :

Définition d’un cadre de gestion documentaire strict
Des règles claires ont été définies pour la classification, les métadonnées et les cycles de validation, assurant une cohérence à l’échelle de l’organisation.
Intégration des systèmes pour contrôler le cycle de vie des documents
SDx (SmartPlant Foundation) a été implémenté et connecté à Documentum. Seuls les documents respectant les exigences de validation et de métadonnées peuvent être publiés, garantissant un contrôle complet.
Automatisation des workflows
Les processus de validation et de publication ont été structurés et automatisés afin de réduire les interventions manuelles et améliorer la fiabilité.
Suivi continu de la qualité
Un processus de “health check” documentaire a été mis en place pour surveiller la qualité des données et assurer leur cohérence dans le temps.

Systèmes utilisés

SDx (SmartPlant Foundation) – Hexagon
Documentum – archivage et consultation des documents

Bénéfices

Documentation fiable au quotidien
Les équipes travaillent désormais avec des documents validés et à jour, réduisant les incertitudes et les risques opérationnels.
Accès plus rapide à l’information
Des métadonnées améliorées et des workflows structurés permettent de trouver rapidement le bon document.
Réduction des erreurs et du rework
Des règles de validation claires éliminent les ambiguïtés et réduisent les erreurs coûteuses.
Pratiques homogènes entre équipes
Le cadre défini garantit une application cohérente des règles de gestion documentaire dans toute l’organisation.

Fluxys bénéficie désormais d’une approche structurée et fiable de gestion documentaire technique, soutenue par une gouvernance renforcée et des mécanismes de contrôle intégrés. Une base solide pour soutenir à la fois l’efficacité opérationnelle et la gestion à long terme des infrastructures.

Dans un environnement académique où les volumes d’information sont en constante augmentation, structurer la gestion documentaire devient un enjeu clé pour garantir efficacité, collaboration et conformité.

Face aux difficultés rencontrées par ses équipes pour retrouver l’information recherchée, la Croix-Rouge de Belgique a sollicité Exquando pour l’aider à y voir plus clair. À travers un audit et des ateliers participatifs menés sur le terrain, des pistes concrètes d’amélioration ont émergé.

Chez Community Land Trust Bruxelles (CLTB), la multiplication des documents et des outils compliquait le travail quotidien des équipes. Exquando est intervenu pour structurer la gestion documentaire et mettre en place les bonnes pratiques.

Dans le cadre d’un projet de transformation numérique, la Ville de la Louvière et son CPAS souhaitaient augmenter la qualité de leurs données et définir les responsabilités liées à leur gestion.

Apragaz cherchait à optimiser sa gestion documentaire dans le but d’améliorer l’efficacité de ses processus, de réduire les erreurs, de gagner du temps et d’accroître la satisfaction de ses clients.

Lorsque D’Ieteren Immo a été créée à partir du département Facility Management de D’Ieteren, il a fallu constituer un nouvel infoSystem. Celui-ci devait permettre aux utilisateurs de facilement retrouver et identifier la bonne version des documents.

Le Cefora souhaitait clarifier la fonction de leurs différents systèmes de gestion documentaire et d'optimiser leur utilisation en facilitant la recherche, assurant la pérennité des documents et leur bonne communication tout en respectant la culture d'entreprise.

Le Call Center de VOO cherchait à mettre en place une solution de knowledge management pour augmenter la rapidité de réaction et la qualité du service en mettant à disposition aisée des utilisateurs toutes les connaissances essentielles à la résolution d’incidents.

Les équipes de Wallonie Entreprendre avaient des difficultés à retrouver leurs documents. Ils cherchaient en outre à assurer une transition vers le numérique, à améliorer l'accès sécurisé des documents et à optimiser l'alimentation de leur base documentaire générale.