Exquando en zijn partners winnen een nieuw Europees raamcontract op het gebied van archivering en documentbeheer

Het consortium bestaande uit Numen Europe, Exquando, Labgroup en Eowin heeft in juni 2025 gereageerd op een aanbesteding van de Europese Commissie voor het leveren van diensten op het gebied van document- en archiefbeheer en aanverwante diensten.

Het consortium kreeg in oktober 2025 deze raamovereenkomst ter waarde van meer dan 20 miljoen euro toegewezen voor een periode van vier jaar. Het contract heeft betrekking op een twintigtal Europese instellingen, waaronder de Europese Commissie, de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement, de Europese Dienst voor extern optreden, het Hof van Justitie van de EU, het Comité van de Regio’s, de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming en de Europese Ombudsman.

Onze consultants binnen het consortium zullen voornamelijk actief zijn in België (Brussel), Luxemburg (Luxemburg), Frankrijk (Straatsburg) en, in mindere mate, Duitsland (Karlsruhe), Nederland (Petten) en Italië (Ispra).

Het doel van het raamcontract is om deze instellingen expertise en advies te bieden op het gebied van document-, archief- en informatiebeheer, evenals technische en logistieke ondersteuning bij het uitvoeren van archiverings- en digitaliseringswerkzaamheden.

Het buitengewone kader van de Europese instellingen biedt toegang tot een ongeëvenaarde verscheidenheid aan archieven, van de collecties van de Europese parlementsleden tot de audiovisuele archieven van de Commissie, waardoor de archivaris zich midden in het proces van de Europese opbouw en het Europese beleid, zowel in het verleden als in het heden, bevindt. Het is ook een kans om hen te begeleiden bij hun overgang naar volledig digitaal.

Goed informatiebeheer, waaronder dat van archieven, staat centraal in de aandacht van het consortium en onze archiefconsultants zijn bijzonder trots dat ze samen met de huidige teams aan deze opdrachten kunnen bijdragen.

Een versterkte samenwerking tussen de partners

De complementariteit van de vier partners – Numen Europe, Labgroup, Exquando en Eowin – garandeert de Europese Commissie een hoog niveau van expertise, een brede geografische dekking en een bewezen capaciteit om kwaliteitsvolle diensten op lange termijn te leveren. 

De meerwaarde van Exquando

Sinds 2021 is Exquando lid binnen het consortium en brengt het zijn specifieke expertise in Information Asset Preservation (IAP) in, één van zijn drie hoofdactiviteiten naast AEC (Architecture, Engineering & Construction) en EIM (Enterprise Information Management).

Met ruime ervaring binnen verschillende Europese instellingen kan Exquando rekenen op een team van meer dan 20 archivarissen die reeds actief zijn binnen het lopende contract en een grondige kennis hebben van de werkomgeving en procedures van de klant. Hun operationele knowhow en inzicht in documentbeheer waren doorslaggevend voor dit nieuwe succes.

Deze nieuwe overwinning betekent een belangrijke stap voor Exquando, dat zo zijn positie bevestigt als betrouwbare partner in informatie- en archiefbeheer binnen de Europese instellingen.