contact@exquando.com
+32 (0)470 / 122 148
Dit artikel is geschreven door AKT – CCI Brabant Wallon en gepubliceerd op hun website aktus-cci.be
Exquando, lid van AKT – CCI Brabant Wallon, is een Waalse kmo gevestigd in Waver, gespecialiseerd in informatiebeheer en -governance. Al meer dan vijftien jaar begeleidt de onderneming openbare en private organisaties bij documentbeheer, document control, archivering en digitale transformatie, voornamelijk in de sectoren industrie, energie, farmacie en infrastructuur.
Het doel: bedrijven voorzien van betrouwbare, toegankelijke en gecontroleerde informatie om de efficiëntie te verhogen en hun activiteiten beter te sturen.
Wanneer documentatie een strategische uitdaging wordt
In een engineering- of bouwproject loopt het aantal documenten al snel in de honderden of zelfs duizenden: plannen, schema’s, technische specificaties, contracten, verslagen of administratieve vergunningen.
De echte uitdaging is niet het produceren van deze documenten, maar erover waken dat alle teams op het juiste moment met de juiste versie werken.
Enkele vragen helpen om de situatie te evalueren:
- Heeft u een duidelijk zicht op de status van elk op te leveren document (deliverable)?
- Kunt u snel de documenten identificeren die zijn goedgekeurd voor de bouw?
- Bent u er zeker van dat er geen verouderde versie circuleert op de werf?
- Zal uw “as-built”-dossier aan het einde van het project volledig en bruikbaar zijn?
Wanneer de antwoorden hierop onzeker zijn, zijn de gevolgen vaak heel reëel: tijdverlies bij het zoeken naar informatie, heropstart van werken, vertragingen, contractuele geschillen of moeilijkheden bij de oplevering van het project.
Document Control: veel meer dan alleen maar klasseren
Document Control bestaat erin te garanderen dat de juiste informatie, in de juiste versie, beschikbaar is voor de juiste personen op het juiste moment.
Deze discipline steunt onder meer op naamgevingsregels, validatieprocessen, registers van deliverables, een gecontroleerde verspreiding van documenten en een duidelijke opvolging van de voortgang. Het doel is eenvoudig: risico’s verminderen, de samenwerking versoepelen en de uitvoering van projecten veiligstellen.
Doe de test op https://www.exquando.be/nl/maturity-document-control/ : Beantwoord 6 vragen en ontvang onmiddellijk uw maturiteitsscore voor Document Control.
Expertise ingezet op grootschalige projecten
Deze expertise werd door Exquando onder meer ingezet voor het Princess Elisabeth offshore-project van Elia, een kunstmatig energie-eiland voor de Belgische kust. De teams van Exquando zorgden voor de structurering en de sturing van het documentbeheer van het project, waardoor de verschillende betrokken partijen konden werken met betrouwbare en up-to-date documentatie.
Voor bedrijven in Waals-Brabant die actief zijn in de industrie, de bouw of complexe projecten, is documentbeheer niet langer een louter administratieve functie. Het is een reële hefboom voor risicobeheersing, prestaties en het succes van projecten.
