Agoria-interview: Hoe brengen we opnieuw orde in de informatiechaos?

Dit interview werd geschreven door Sibylle Dechamps (Agoria) en werd ook gepubliceerd op de website van Agoria.

We verdrinken allemaal in informatie. Teams, SharePoint, e-mails, servers, chatboxen, archieven, bedrijfstools…

Het moderne werk is een navigatieoefening geworden in een oceaan van data. We slaan informatie op, delen ze, dupliceren ze, zoeken ernaar — soms tevergeefs. We verliezen uren met het terugvinden van een document en eindigen ermee dat we het (soms) opnieuw aanmaken omdat we de laatste versie niet meer terugvinden.

Dit is de dagelijkse realiteit van bedrijven, groot en klein. Misschien is het ook jouw realiteit?

Het is in elk geval het symptoom van een dieperliggende wanorde: informatiechaos.

Dit is precies het probleem waar Exquando — een Agoria-lid gespecialiseerd in informatiemanagement — zich al meer dan 16 jaar mee bezighoudt. Aan het hoofd staat Marc Ansoult, bio-ingenieur en doctor in de wetenschappen, met ervaring bij Brussels Airport IT, Capgemini en zelfs de ruimtevaartsector.

Hij legt eenvoudig en overtuigend uit wat een organisatie ertoe brengt om op een dag te zeggen: “we kunnen niet meer volgen”.

 

Wanneer doet een bedrijf een beroep op Exquando?

“Wanneer iemand het kookpunt bereikt,” antwoordt Marc Ansoult spontaan. Het kantelpunt is duidelijk: alles gaat goed… tot het niet meer goed gaat. Onvindbare documenten, verkeerde versies, tegenstrijdige procedures, slecht gebruikte tools — met foute beslissingen en soms zelfs ongelukken tot gevolg.

De wake-upcall komt vaak met pijn:

“In essentie, wanneer er te veel informatie is, mensen ze niet meer terugvinden, ze opnieuw aanmaken en tijd verliezen. Dan beseffen ze: we hebben een probleem.”
— Marc Ansoult

Opmerkelijk maar veelzeggend: bedrijven hebben geen tekort aan technologische tools. Ze hebben een tekort aan organisatie. In veel structuren is informatie een gemeenschappelijk goed zonder eigenaar. “Iedereen gebruikt ze. Niemand beheert ze,” legt Marc uit.

 

Exquando installeert geen software; het zet informatie opnieuw centraal

“Er zijn al genoeg softwaretools op de markt,” zegt Marc duidelijk. Het doel is niet om er nog één te verkopen. Het is om te leren hoe we de beschikbare tools optimaal gebruiken — en vooral om te organiseren wie wat beheert.

Daarom steunt het aanbod van Exquando op drie pijlers:

• EIM (Enterprise Information Management): Governance, processen, glossaria, rollen en changemanagement
• AEC (Architecture, Engineering, Construction): Document control op technische en industriële projecten
• IAP (Information Asset Preservation): Archivering en langdurige bewaring

Deze drie domeinen dekken de volledige levenscyclus van een document, van creatie tot definitieve archivering.

Het bedrijf werkt met grote groepen (Elia, UCB, GSK, BESIX), maar ook met gemeenten, NGO’s en organisaties van uiteenlopende groottes. Overal klinkt dezelfde conclusie: technologie is niet genoeg.

 

Het infoSystem: een holistische visie op het informatie-ecosysteem

In plaats van te vertrekken vanuit tools, vertrekt Exquando vanuit informatie. De aanpak is gebaseerd op het infoSystem Model Canvas, een canvas geïnspireerd op het Business Model Canvas (BMC), met betrouwbare informatie als kern.

Een ecosysteem gebaseerd op informatie, menselijk, levend en dynamisch, met:

• informatie centraal, opgeslagen en beheerd in software
• digitalisering (processen, tools) als ondersteuning
• changemanagement als verbinding naar individuen
• governance die vertrouwen creëert
• wetgeving & gedeeld vocabularium als cultuur en gemeenschappelijke identiteit

Het idee is eenvoudig maar krachtig: een document heeft alleen waarde als de organisatie weet waar het is, wie eigenaar is en of het betrouwbaar is.

 

Wat als informatie een natuurlijke hulpbron was?

Dit is de basismetafoor van Marc. Net zoals water in grondlagen of vissen in rivieren, is informatie een gemeenschappelijk goed. Zonder regels raakt ze uitgeput, verdund of verloren.

Voor duurzame governance baseert Marc zich op het werk van Nobelprijswinnaar Elinor Ostrom, met drie essentiële principes:

• Gebruikers betrekken: Geen governance werkt zonder actieve gebruikers.
• Controle & supervisie invoeren: Meten of informatie toegankelijker wordt en de kwaliteit effectief verbetert.
• Governance-niveaus in elkaar laten overvloeien: Governance per afdeling moet samenkomen in een bedrijfsbrede governance.

Deze drie principes vormen een kompas: informatie is geen zaak van één departement, maar van de hele organisatie.

 

De kerncompetenties bij Exquando: meer menselijk dan technisch

In tegenstelling tot wat men denkt over documentbeheer zoekt Exquando niet eerst ontwikkelaars. Het zoekt mensen met vaardigheden in dialoog, pedagogie, luisteren en assertiviteit.

Onder hen:

• Archivisten
• Document controllers & lead document controllers
• Gecertificeerde Information Management-consultants

Sommigen komen uit de bibliotheekwereld, anderen uit de ingenieurswetenschappen. Iedereen heeft een sleutelrol: informatie laten circuleren, draagvlak creëren, verandering ondersteunen. Want een proces bestaat alleen als het gekend, gerespecteerd en gebruikt wordt.

“Onze document controllers zijn mensen met veel contactgevoel. Er bestaat geen school of diploma voor dit beroep; we leiden ze zelf op in onze academy. Eén collega was vroeger verpleegkundige, een andere maatschappelijk werker.”
— Marc Ansoult

 

Waarom mislukken zoveel digitale projecten?

Omdat ze de mens vergeten. Er wordt geld gestoken in technologie, soms een beetje in verandering. Maar bijna nooit in governance. Het resultaat: SharePoint-trainingen die gevolgd worden… maar niet toegepast. Migraties die gelanceerd worden… maar omzeild. Tools die voor grote budgetten worden aangekocht… maar slechts voor 15% worden gebruikt. Zonder governance is een tool een lege doos.

“Vaak denken organisaties dat het probleem technologisch is. Maar het komt voort uit een gebrek aan regels, rollen en gedeelde beslissingen.”
— Marc Ansoult

 

Systemisch denken: de organisatie als geheel zien

Voor Marc is dit misschien wel het belangrijkste punt: systemisch denken.

“Begrijpen dat informatie, tools, mensen en organisatie één systeem vormen lijkt evident. Toch ontbreekt deze systemische visie in veel digitale transformatieprojecten.”

We focussen te vaak op technologie (de tool, het platform, de migratie) zonder rekening te houden met de tijd, energie en discipline die echte governance vereist.

Daarbovenop komt beperkte rationaliteit: iedereen ziet het systeem vanuit zijn eigen perspectief, met eigen beperkingen, prioriteiten en gewoontes. Niemand heeft het volledige overzicht. Een afdeling optimaliseert lokaal maar ziet de impact elders niet. Een tool lost een lokaal probleem op maar creëert globale complexiteit. Wat hier een oplossing lijkt… zorgt elders voor nieuwe problemen.

Zo worden de oplossingen van vandaag de problemen van morgen: men heeft het symptoom aangepakt, niet het systeem.

 

Conclusie: Informatie beheren is de organisatie beheren

Informatiegouvernance kan niet gekocht worden. Ze wordt geleidelijk opgebouwd. Ze vraagt tijd (veel tijd!), duidelijkheid, geduld en luisteren. Het is een diep menselijk traject.

Exquando verkoopt geen tools. Het helpt organisaties opnieuw grip te krijgen — om van informatie niet langer een bron van chaos te maken, maar een strategisch actief. Een echt gemeenschappelijk goed om samen te bewaren en te laten groeien.