Van advies tot beheer van een Shared Content Service voor grote bouwprojecten

De engineering teams van GSK moesten meerdere bouw- en engineering projecten tegelijkertijd op meerdere locaties beheren. Dit creëerde de behoefte om het beheer en de controle van hun technische documentatie te centraliseren en te standaardiseren.

GSK Vaccines is een divisie van GlaxoSmithKline, een wereldwijd farmaceutisch bedrijf. GSK Vaccines is een van’s werelds grootste vaccinproducenten en biedt een breed scala aan vaccins voor kinderen en volwassenen. Het bedrijf heeft drie productielocaties in België: Waver, Rixensart en Gembloux, en heeft meer dan 9.000 medewerkers.

Doelstellingen

Als onderdeel van de uitbreiding van hun vestiging in Waver en diverse locaties in Singapore, Canada en Duitsland, moesten de engineering teams van GSK verschillende bouw- en engineering projecten tegelijkertijd beheren. De behoefte aan centralisatie en standaardisatie van het beheer en de controle van hun technische documentatie werd toen duidelijk. Hun doel was:

bouwprojecten en hun documenten efficiënt en in samenwerking beheren,
de planningen en budgetten van meerdere bouwprojecten respecteren,
de complete as-built documenten aan het einde van het project digitaal beschikbaar stellen,
te allen tijde kunnen reageren op verzoeken voor zowel interne als externe audits.

Oplossingen

Exquando kon de engineering teams vanaf het begin van het project ondersteunen door

bij te dragen aan de selectie van een documentbeheersysteem
het aanpassen van het gekozen systeem, Livelink van OpenText, volgens de specifieke behoeften van GSK Vaccines
het uitvoeren van een pilotproject voor documentbeheer om het document plan, de verschillende functionaliteiten, de naamgevingsconventies, het verwachte rendement op de investering, enz. te testen en te valideren.
implementatie van Livelink op alle nieuwe bouwprojecten in Europa, Azië en Noord- en Zuid-Amerika
het leveren en begeleiden van een team van document controllers
het implementeren van een Shared Content Service die de centralisatie van diensten, de professionalisering van vaardigheden, de harmonisatie van methoden en de kostenverlaging mogelijk maakt
het integraal ondersteunen van middelen, methoden en procedures binnen het kader van een service contract.

Gebruikt systeem

LiveLink van OpenText

Voordelen

Dankzij onze betrokkenheid van meer dan 15 jaar op de locaties van GSK Vaccines kan het beheer van alle technische documenten gedelegeerd en gecentraliseerd worden bij een team van professionals. Projectmanagers kunnen zich dus volledig richten op het beheer van hun bouwproject.

Er ontstaat vertrouwen tussen projectmanagers, ingenieurs en externe belanghebbenden (ontwerpbureau, onderaannemers, enz.).

Bovendien kunnen engineering teams sneller en efficiënter reageren op audit verzoeken, wat vooral belangrijk is in de farmaceutische sector. En as-built documenten worden op tijd aan eindgebruikers geleverd.

Op complexe industriële projecten kan documentbeheer snel een kritieke last worden voor de operationele teams. Ontdek hoe Technord de opvolging van zijn technische documentatie op een GSK-project heeft versterkt dankzij de flexibele Document Control as a Service (DCaaS) van Exquando.

Het beheren van duizenden kritieke technische plannen en tegelijk hun betrouwbaarheid en toegankelijkheid garanderen, is een dagelijkse uitdaging voor energiebedrijven. Om haar operaties en energietransitie te ondersteunen, wil Elia haar documentbeheer verder versterken.

In het kader van het megaproject van de offshore windmolenparken Princesse Elisabeth voor de Belgische kust, hebben de ingenieurs van Elia een beroep gedaan op de expertise van Exquando op het gebied van documentcontrole om de opvolging en controle van de documenten te verzekeren.

Sinds 2019 heeft UCB verschillende grote bouwprojecten uitgevoerd op de locatie Braine-l'Alleud. Gezien de toename van het aantal projecten wilde UCB zijn documentbeheer centraliseren en de methoden standaardiseren om tijdverspilling en extra kosten te voorkomen.

Medewerkers van Equans produceren en delen talloze technische documenten voor hun diverse technische projecten. Ze gebruikten Exquando's Document Control as a Service om documenttracking en -controle te garanderen.

De SEVESO-site van IMEC in Leuven zag zijn technische projecten en infrastructuur groeien. Met het oog op deze uitbreiding wilde het team dat verantwoordelijk was voor onderhoud en uitbreiding het beheer van technische documenten standaardiseren en optimaliseren voor meer efficiëntie.

De teams van de afdeling infrastructuur van de MIVB wilden hun documentatie inventariseren en migreren en vervolgens een bestaand model voor collaboratieve ruimte voor technische projecten aanpassen aan de Sharepoint Online-omgeving.

De afdeling Facility Management van BNPPF was op zoek naar oplossingen om meer dan 200.000 documenten en plannen efficiënt en veilig te beheren, de verzameling en opslag ervan te vereenvoudigen en snelle toegang tot de nieuwste versies mogelijk te maken.

Bij de bouw van een nieuwe fabriek in Lessines wilden de ingenieurs een gecentraliseerde oplossing voor het beheer van de technische documentatie en het waarborgen van de overdracht van deze documentatie naar het systeem van de eindgebruiker.