Analyse en haalbaarheidsstudie voor de invoering van een elektronisch archiveringssysteem bij het EESC

Het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) is de stem van het maatschappelijk middenveld in Europa. Het vertegenwoordigt werkgevers, werknemers en maatschappelijke organisaties. De expertise van zijn 329 leden draagt ​​bij aan het optimaliseren van de kwaliteit van het EU-beleid en de EU-wetgeving.

Doelen:

Om de uitdagingen van het beheer van haar institutionele archieven beter het hoofd te kunnen bieden, is het EESC een digitaal transformatieproces gestart. De doelstellingen zijn:

- moderniseer het beheer van haar institutionele archieven om de uitdagingen van digitale transformatie aan te gaan
- het geheugen van de instelling garanderen door de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en optimaal gebruik van haar archieven, zowel fysiek als digitaal
- een elektronisch archiveringssysteem implementeren dat voldoet aan de normen, waarmee stortingen kunnen worden beheerd, documenten op lange termijn kunnen worden bewaard en de toegang tot informatie kan worden verbeterd.

Om dit te realiseren wilde het EESC een behoeftenanalyse, een haalbaarheidsstudie en het opstellen van specificaties voor de invoering van een elektronisch archiveringssysteem.

Oplossingen: 

De missie van Exquando was verdeeld in drie hoofdfasen:

• Fase 1: Beoordeling en behoeftenanalyse

Deze fase bestond uit een diepgaande audit van het huidige archiefbeheer. Door middel van interviews met belangrijke stakeholders en gebruikers werd een reeks mogelijke verbeteringen geïdentificeerd. Met behulp van het archiefmodelcanvas en de capaciteitskaart kon het EESC een volledig overzicht krijgen van zijn behoeften. Op basis hiervan werden verbetermogelijkheden en risico's met betrekking tot het huidige beheer geïdentificeerd.

• Fase 2: Doelvoorstel en haalbaarheid

Er werd een digitale architectuur ontworpen, afgestemd op het OAIS-model (ISO 14721). De haalbaarheid van de implementatie van een EAS binnen het EESC werd vervolgens beoordeeld en gevalideerd door het management.

• Fase 3: Opstellen van de specificaties

Op basis van de bevindingen uit de eerste twee fasen hebben we de technische specificaties voor de EAS opgesteld, waarin de functionaliteiten en vereisten van het toekomstige systeem nauwkeurig zijn vastgelegd.

Gebruikte systemen:

Archive Model Canvas
Capability map

Voordelen:

De behoefteanalyse en haalbaarheidsstudie stelden de klant in staat om het te implementeren elektronische archiveringssysteem te kiezen. De gedetailleerde specificaties die aan hen werden verstrekt, stellen hen nu in staat een tool te selecteren en vervolgens de implementatie ervan te garanderen.