Business analyst gespecialiseerd in documentbeheer

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Klantbehoeften analyse

– Samenwerken met klanten om hun behoeften op het gebied van documentbeheer te begrijpen (documentstromen, verantwoordelijkheden, contractuele en wettelijke vereisten).

– De bestaande processen voor documentcontrole in kaart brengen en afwijkingen, risico’s en verbetermogelijkheden identificeren.

– De regels voor documentcontrole vaststellen die de levenscyclus van documenten omvatten: aanmaken, herzien, valideren, verspreiden, archiveren.

– Grondige analyses uitvoeren om verbeteringsmogelijkheden te identificeren en passende oplossingen aan te bevelen.

• Ontwerp en implementatie van oplossingen

– Bedrijfsbehoeften naar functionele vereisten voor documentbeheer tools vertalen (EDM, ECM, samenwerkingsplatformen).

– Deelnemen aan de opzet en configuratie van tools voor documentbeheer (documentstructuren, metadata, workflows, toegangsrechten).

– Bijdragen aan de implementatie of aanpassing van procedures voor documentbeheer, in lijn met de project praktijken.

• Kwaliteitsbeheer van documenten

– Documentaire prestatie-indicator definiëren (kwaliteit, deadlines, volledigheid, naleving). Dashboards en rapporten over de status van de projectdocumentatie opstellen.

– In nauwe samenwerking met de Quality Manager corrigerende maatregelen voorstellen en opvolgen in geval van non-conformiteit of storingen.

• Veranderingsmanagement

– Een sleutelrol spelen in het beheer van organisatorische veranderingen in verband met de implementatie van nieuwe documentbeheersystemen.

– De veranderingen aan eindgebruikers voorstellen en uitleggen, opleidingen organiseren en voortdurende ondersteuning bieden om de acceptatie en aanpassing aan nieuwe technologieën te vergemakkelijken.

• Samenwerking tussen verschillende diensten

– Nauw samenwerken met document controllers, projectmanagers, technische teams en IT-teams om een vlotte integratie van documentbeheer software in bestaande IT-infrastructuren te garanderen.

– Samenwerken met ontwikkelingsteams om oplossingen aan te passen aan de specifieke behoeften van klanten.

Vereiste kwalificaties en ervaring

• Zakelijke expertise en documentbeheer

  – U heeft een solide staat van dienst als Business Analyst of Lead Document Controller, bij voorkeur opgedaan tijdens projecten voor de implementatie van software oplossingen voor documentbeheer.

  – U hebt een sterke interesse in de uitdagingen van informatiebeheer en document governance-strategieën.

  – U heeft al trainingen geleid en weet hoe u gebruikers kunt ondersteunen bij het gebruik van nieuwe tools en processen.

• Analytische en technische vaardigheden

  – U weet hoe u complexe problemen kunt diagnosticeren om pragmatische en gestructureerde oplossingen aan te dragen.

  – Vaardigheid in het gebruik van tools en modellering: geavanceerde kennis van Excel (complexe functies, data-analyse), Beheersing van de BPMN-notatie voor procesmodellering is een grote troef.

  – U kunt gemakkelijk heldere, gestructureerde en bondige documenten schrijven, aangepast aan uw verschillende doelgroepen.

Vereiste vaardigheden

• Als een ware vertaler weet u technische eisen om te zetten in zakelijke concepten die begrijpelijk zijn voor niet-technische gebruikers.
• U beheert uw prioriteiten nauwgezet om deadlines en budgetten te halen.
• U hecht waarde aan samenwerking en weet hoe uw interne en externe belanghebbenden kunt verenigen rond een gemeenschappelijk doel.
• U communiceert vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk, in het Frans en Engels. Kennis van het Nederlands is een duidelijk voordeel.