contact@exquando.com
+32 (0)470 / 122 148
Beheer van de technische documentatie van een toekomstig geïntegreerd elektriciteitsnet op zee
In het kader van het megaproject van de offshore windmolenparken Princesse Elisabeth voor de Belgische kust, hebben de ingenieurs van Elia een beroep gedaan op de expertise van Exquando op het gebied van documentcontrole om de opvolging en controle van de documenten te verzekeren.
Elia is de beheerder van het transmissienet voor middenspanning en hoogspanning in België. In 2023 startte het bedrijf officieel met zijn meest ambitieuze project tot nu toe: de bouw van een kunstmatig eiland op 45 km van onze kust, dat 3,5 GW aan hernieuwbare elektriciteit zal genereren. Een primeur in Europa, met de bouw van caissons die hoogspanningsapparatuur zullen dragen om de elektriciteit aan land te brengen.
Doelstellingen
In het kader van dit megaproject moeten talrijke medewerkers (intern en extern) alle documentatie opstellen die nodig is voor de uitvoering van het project. Elia had dus hulp nodig om de documentcontrole van het project te verzekeren.
Ze wilden graag
- de beschikking krijgen over verschillende ervaren document controllers
- expertise in het gebruik van het Aconex-platform
- opleiding en ondersteuning voor het team van ingenieurs voor alles wat te maken heeft met documentbeheer en -controle.
Oplossingen
Exquando heeft een team van ervaren document controllers ter beschikking gesteld van Elia om het documentbeheer van het project te verzekeren.
De uitbestede activiteiten omvatten
- de configuratie van het DMS (Document Management System), de beschikbaarstelling ervan en opleiding in het correcte gebruik
- de opmaak van procedures en het documentatie managementplan
- de (niet-technische) controle van documenten en de vergelijking met eerdere versies
- het registreren en opladen van documenten in Aconex, en het ter beschikking stellen van projectdocumenten voor review en opslag in SharePoint
- het aanmaken van review- en goedkeuringsworkflows (WF templates), het gebruik van trackers en het opvolgen van opmerkingen
- de controle en het beheer van het Master Document Register (MDR) en communicatiematrices / distributiematrices
- het opstellen en opvolgen van KPI’s, evenals het ontwikkelen van dashboards voor het opvolgen van de evolutie en kwaliteit van de documentatie
- ondersteuning voor ingenieurs bij alle vragen over documentbeheer of het gebruik van Aconex
- de technische expertise van consultants (voorstellen, aanbevelingen, advies…)
- het opvolgen van de communicatie tussen Elia en haar contractanten
Gebruikte systemen
- Aconex
- SharePoint
- PowerBI
Voordelen
De inzet van onze document controller teams die zich specifiek met dit project bezighielden, maakte het mogelijk om:
- de projectteams te voorzien van actuele en hoogwaardige documentatie
- problemen als gevolg van slechte communicatie tussen de verschillende betrokkenen tot een minimum te beperken
- de ingenieurs te ontlasten van documentbeheer.
De engineering teams van GSK moesten meerdere bouw- en engineering projecten tegelijkertijd op meerdere locaties beheren. Dit creëerde de behoefte om het beheer en de controle van hun technische documentatie te centraliseren en te standaardiseren.
In het kader van het megaproject van de offshore windmolenparken Princesse Elisabeth voor de Belgische kust, hebben de ingenieurs van Elia een beroep gedaan op de expertise van Exquando op het gebied van documentcontrole om de opvolging en controle van de documenten te verzekeren.
Sinds 2019 heeft UCB verschillende grote bouwprojecten uitgevoerd op de locatie Braine-l'Alleud. Gezien de toename van het aantal projecten wilde UCB zijn documentbeheer centraliseren en de methoden standaardiseren om tijdverspilling en extra kosten te voorkomen.
Medewerkers van Equans produceren en delen talloze technische documenten voor hun diverse technische projecten. Ze gebruikten Exquando's Document Control as a Service om documenttracking en -controle te garanderen.
De SEVESO-site van IMEC in Leuven zag zijn technische projecten en infrastructuur groeien. Met het oog op deze uitbreiding wilde het team dat verantwoordelijk was voor onderhoud en uitbreiding het beheer van technische documenten standaardiseren en optimaliseren voor meer efficiëntie.
De teams van de afdeling infrastructuur van de MIVB wilden hun documentatie inventariseren en migreren en vervolgens een bestaand model voor collaboratieve ruimte voor technische projecten aanpassen aan de Sharepoint Online-omgeving.
De afdeling Facility Management van BNPPF was op zoek naar oplossingen om meer dan 200.000 documenten en plannen efficiënt en veilig te beheren, de verzameling en opslag ervan te vereenvoudigen en snelle toegang tot de nieuwste versies mogelijk te maken.
Bij de bouw van een nieuwe fabriek in Lessines wilden de ingenieurs een gecentraliseerde oplossing voor het beheer van de technische documentatie en het waarborgen van de overdracht van deze documentatie naar het systeem van de eindgebruiker.
