Technisch documentbeheer voor kritieke infrastructuur: de case Fluxys

Het beheren van grote hoeveelheden technische documentatie in kritieke infrastructuur vraagt meer dan alleen tools. Ontdek hoe Fluxys zijn documentbeheer structureerde om betrouwbaarheid, efficiëntie en controle te verbeteren.

Fluxys is een Belgische energie-infrastructuurspeler, gespecialiseerd in het transport en de opslag van aardgas en LNG.

Het bedrijf beheert kritieke infrastructuur die zorgt voor een veilige en efficiënte energiestroom doorheen Europa, en draagt tegelijk bij aan de overgang naar koolstofarme oplossingen zoals waterstof- en CO₂-netwerken.

Doelstellingen

Als operator van kritieke gasinfrastructuur beheert Fluxys een groot volume aan technische documentatie met betrekking tot pijpleidingen en installaties. In deze context heeft documentatie een directe impact op veiligheid, operaties en besluitvorming.

Verschillende belangrijke uitdagingen moesten worden aangepakt:

Zorgen voor volledige traceerbaarheid van documenten
Engineeringteams moesten er zeker van zijn dat ze altijd met de meest recente en gevalideerde versies werken. Elke onzekerheid over de status van documenten kan leiden tot operationele risico’s.
Standaardiseren van documentbeheerpraktijken
De creatie, classificatie en archivering van documenten werden niet consistent toegepast, wat het moeilijk maakte om een betrouwbare en gedeelde structuur te behouden.
Verbeteren van validatieworkflows
De review- en goedkeuringsprocessen waren tijdrovend en sterk afhankelijk van manuele controles, wat leidde tot vertragingen en een verhoogd risico op fouten.

Oplossingen

Exquando ondersteunde Fluxys bij de implementatie van een gestructureerde en gecontroleerde aanpak voor technisch documentbeheer, versterkt door duidelijke governance-regels.

Belangrijke elementen waren:

Definitie van een strikt documentbeheer framework
Er werden duidelijke regels opgesteld voor classificatie, metadata en validatiecycli, wat zorgt voor consistentie binnen de organisatie.
Integratie van systemen om de documentlevenscyclus te beheersen
SDx (SmartPlant Foundation) werd geïmplementeerd en gekoppeld aan Documentum. Enkel documenten die voldoen aan validatie- en metadata-eisen kunnen worden gepubliceerd, wat volledige controle garandeert.
Automatisering van workflows
Validatie- en publicatieprocessen werden gestructureerd en geautomatiseerd om manuele interventies te beperken en de betrouwbaarheid te verhogen.
Continue kwaliteitsopvolging
Een documentatie “health check” proces werd ingevoerd om de datakwaliteit te monitoren en de consistentie op lange termijn te waarborgen.

Gebruikte systemen

SDx (SmartPlant Foundation) – Hexagon
Documentum – archivering en raadpleging van documenten

Voordelen

Betrouwbare documentatie in de dagelijkse werking Teams werken nu met gevalideerde en up-to-date documenten, wat onzekerheid en operationele risico’s vermindert.
Snellere toegang tot informatie Verbeterde metadata en gestructureerde workflows maken het mogelijk om snel het juiste document te vinden.
Minder fouten en rework Duidelijke validatieregels nemen ambiguïteit weg en verminderen kostelijke fouten.
Consistente werkwijzen tussen teams Het gedefinieerde kader zorgt ervoor dat documentbeheerregels op dezelfde manier worden toegepast binnen de hele organisatie.

Fluxys beschikt nu over een gestructureerde en betrouwbare aanpak voor technisch documentbeheer, ondersteund door sterke governance en ingebouwde controlemechanismen. Een solide basis voor zowel operationele efficiëntie als het beheer van infrastructuur op lange termijn.

In een academische omgeving waar de hoeveelheid informatie voortdurend toeneemt, wordt het structureren van documentbeheer een cruciale uitdaging om efficiëntie, samenwerking en compliance te garanderen.

Omdat veel medewerkers moeite hadden om de gezochte informatie terug te vinden, vroeg het Belgische Rode Kruis Exquando om duidelijkheid te brengen. Via een audit en participatieve workshops op het terrein kwamen concrete verbeteringspistes naar voren.

Bij Community Land Trust Brussel (CLTB) bemoeilijkte de toename van documenten en tools het dagelijkse werk van de teams. Exquando trad op om het document management te structureren en goede praktijken te implementeren.

In het kader van een project voor digitale transformatie wilden de stad La Louvière en haar OCMW de kwaliteit van hun gegevens verbeteren en de verantwoordelijkheden in verband met het beheer ervan vastleggen.

Apragaz wilde haar documentbeheer optimaliseren om de efficiëntie van haar processen te verbeteren, fouten te verminderen, tijd te besparen en de klanttevredenheid te vergroten.

Toen D'Ieteren Immo werd opgericht vanuit de afdeling Facility Management van D'Ieteren, moest er een nieuw infoSystem worden ontwikkeld. Dit zou gebruikers in staat stellen om documenten gemakkelijk te vinden en de juiste versie te identificeren.

Cevora wilde de werking van haar verschillende documentbeheersystemen verduidelijken en het gebruik ervan optimaliseren door onderzoek te vergemakkelijken, de duurzaamheid van documenten en de juiste communicatie ervan te waarborgen en tegelijkertijd de bedrijfscultuur te respecteren.

Het VOO Callcenter wilde een oplossing voor kennisbeheer implementeren om de reactiesnelheid en de servicekwaliteit te verbeteren door alle essentiële kennis die nodig is om incidenten op te lossen, eenvoudig toegankelijk te maken voor gebruikers.

De teams van Wallonie Entreprendre hadden moeite om hun documenten te vinden. Ze probeerden ook de overgang naar digitale technologie te bewerkstelligen, de beveiligde toegang tot documenten te verbeteren en de inhoud van hun algemene documenten database te optimaliseren.