Wat is de rol en de voordelen van een Document Controller in bouw- en engineeringprojecten?

In engineering-, bouwprojecten en gereguleerde sectoren is technische documentatie wat projecten vooruit laat gaan. Tekeningen, specificaties, procedures en rapporten worden dagelijks gebruikt door ingenieurs, aannemers en operatoren.

Of het nu gaat om een farmaceutische installatie, een nucleaire site of een openbaar vervoersinfrastructuurproject, teams vertrouwen op correcte en actuele documenten om installaties veilig te ontwerpen, bouwen, valideren en exploiteren.

In de praktijk is technische documentatie vaak verspreid over verschillende tools, e-mails en platformen. Verschillende stakeholders werken daardoor met verschillende versies van hetzelfde document, zonder te weten welke versie geldig is.

In veel bouw- en engineeringprojecten kan één verouderde tekening die op de werf terechtkomt leiden tot herwerk, vertragingen en wijzigingsorders voordat het probleem wordt opgemerkt. De oorzaak is zelden technisch, maar bijna altijd het ontbreken van duidelijke documentcontrole over versies, goedkeuringen en distributie.

Document control is het beheer van technische documenten zodat de juiste informatie, op de juiste plaats, in de juiste versie, voor de juiste personen en op het juiste moment beschikbaar is.

Onze on-demand Document Control diensten

 

 

Wat doet een Document Controller concreet?

Een Document Controller doet veel meer dan documenten klasseren. Hij of zij beheert de volledige levenscyclus van technische documentatie, van creatie tot finale archivering, en zorgt ervoor dat projectinformatie steeds betrouwbaar, traceerbaar en bruikbaar blijft.

In de dagelijkse praktijk is een Document Controller onder meer verantwoordelijk voor:

• Documentstructuur en nummering: Zorgen voor naleving van nummeringsregels, naamgevingsconventies en templates om consistente en gemakkelijk toegankelijke documentatie te waarborgen. 
• Kwaliteitscontroles: het controleren van documenten vóór vrijgave om te garanderen dat ze voldoen aan afgesproken standaarden en volledig, leesbaar en conform zijn. 
• Masterdocumentenregister: het beheren van een centraal register waarin alle documenten, revisies, goedkeuringsstatussen en historieken worden opgevolgd. 
• Gecontroleerde distributie: het verspreiden van de meest recente goedgekeurde documenten naar de juiste personen en het voorkomen van het gebruik van verouderde versies. 
• Officiële transmittals: het beheren van formele documentuitwisselingen met aannemers en partners om een duidelijke en auditbare traceerbaarheid te garanderen. 
• Opvolging en rapportering: het opvolgen van documentproductie, reviews en goedkeuringen, en het rapporteren van statussen en vertragingen aan het projectmanagement. 
• Toegangsbeheer, opleiding en gebruikersondersteuning: het beheren van toegangsrechten tot documenten en het ondersteunen van projectteams bij het correct gebruik van procedures and document management tools. 

In de praktijk fungeert de Document Controller als een coördinatiepunt tussen alle projectstakeholders. Zijn of haar rol is om documentchaos te vermijden door een gestructureerde, audit-ready informatiestroom te garanderen, wat leidt tot een vlotte projectafsluiting en een efficiënte overdracht naar exploitatie- en onderhoudsteams.

 

Wat is het verschil tussen een Project Management Assistant en een Document Controller?

Waar een Project Management Assistant ondersteuning biedt bij taakcoördinatie en communicatie, is de Document Controller verantwoordelijk voor de structuur, betrouwbaarheid en traceerbaarheid van de technische documentatie binnen het project.

Document Controllers zijn opgeleid om de document governance van een project op te zetten, inclusief nummeringsregels en distributieprocessen die het gebruik van verouderde documenten voorkomen.

Zonder een toegewijde Document Controller ontstaan projecten vaak in documentchaos, doordat verschillende aannemers en engineeringpartners elk hun eigen regels hanteren.

Een Project Management Assistant richt zich voornamelijk op de administratieve, financiële en organisatorische ondersteuning van een project.

Dit omvat doorgaans het opvolgen van planningen en mijlpalen in tools zoals SAP of Excel, het beheren van budgetopvolging en financiële registraties, het opvolgen van bestellingen, en het coördineren van administratieve activiteiten met interne en externe stakeholders.

Deze verantwoordelijkheden zijn essentieel voor een vlot projectverloop, maar verschillen van het gestructureerde en continue beheer van technische documentatie, dat tot de specifieke verantwoordelijkheid van de Document Controller behoort.

 

Wat zijn de voordelen van een professionele Document Controller?

De voordelen van een professionele Document Controller zijn concreet en meetbaar:

• Risicoreductie: Door te werken met de meest recente en goedgekeurde documenten worden veiligheids-, kwaliteits- en compliancerisico’s beperkt.
• Beheersing van budget en planning: Minder tijdverlies bij het zoeken of opnieuw aanmaken van documenten verhoogt de productiviteit en beperkt dure fouten.
• Vlotte overdracht: Bij projectafsluiting is alle documentatie volledig, gestructureerd en klaar voor exploitatie- en onderhoudsteams.
• Compliance en auditvoorbereiding: Volledige traceerbaarheid ondersteunt audits en naleving van regelgeving in sectoren zoals pharma, energie en nucleair.

Document control vermindert risico’s, vertragingen en herwerk in complexe bouw- en engineeringprojecten. 

Met Document Control as a Service (DCaaS) van Exquando krijgen organisaties toegang tot gekwalificeerde Document Controllers, on demand, zonder de beperkingen van voltijdse aanwerving.

Ze zijn opgeleid en hebben een grondige kennis van de belangrijkste elektronische document management systemen (EDMS).

Belangrijker nog: ze werken niet geïsoleerd. Elke Document Controller maakt deel uit van het Exquando-team en kan rekenen op continue interne ondersteuning om projectuitdagingen aan te pakken.

Ontdek onze on-demand Document Control-diensten