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D’ieteren IMMO, alias DIMMO, est une société issue du groupe D’Ieteren, très connu en Belgique. Elle gère son patrimoine immobilier tout en fournissant des services à des locataires. Elle fournit aussi des services de conseils spécialisés sur les projets de réaménagement des garages liés aux marques détenues par le groupe D’Ieteren.
L’information étant gérée par département, en silos, les utilisateurs externes avaient des difficultés à trouver les documents ainsi qu’à identifier quelle était la dernière version.
De plus, l’environnement documentaire actuel était trop lourd, ceci étant dû à :
- un passif documentaire et des migrations successives ;
- une absence d’une structure de classement claire, comprise et partagée au niveau de l’organisation ;
- une approche par département qui favorise les doublons et freine l’accès à l’information.
DIMMO a fait appel à Exquando pour optimiser sa gestion de l’information et définir une politique documentaire.
Réalisation d’un audit de l’AS-IS sur base de l’InfoSystem Model Canvas (IMC) développé par Exquando.
Sur base de cet audit, un plan d’action comportant 5 initiatives a été défini et prioritisé en concertation avec l’équipe projet:
Initiative 1 - Elaboration d’une charte de l’Information qui va définir les principes qui vont guider l’information dans l’organisation ;
Initiative 2 - Mise en place d’un intranet pour DIMMO, ceci pour renforcer l’identité de l'entreprise et centraliser la communication officielle ;
Initiative 3 - Définition d’une politique documentaire qui se traduit par l’implémentation d’un plan de classement, d’une convention de nommage et de métadonnées ;
Initiative 4 - Revue des processus de partage de l’information résultant en la mise en place d’une gouvernance de collaboration avec l’outil Microsoft Teams ;
Initiative 5 - Définition d’une stratégie de récupération des données BIM à conserver pour la phase de maintenance.
Exquando a continué l’accompagnement dans la mise en oeuvre des initiatives en apportant à la fois de la coordination et de la gestion de projet (suivi du planning et du plan d’action, organisation de workshops, status meeting, …) mais aussi de l’expertise spécifique en gestion de l’information (charte de l’Information, plan de classement, métadonnées, convention de nommage).
Klaro cards, Sharepoint online, Microsoft Teams
En s'associant à Exquando, DIMMO a désormais une politique documentaire (charte de l’information, plan de classement, convention de nommage et des métadonnées) ainsi qu’une approche pour migrer les documents vers le nouveau SharePoint.
