Plan d’amélioration documentaire

Dans le cadre d’un plan de gouvernance de l'information, Exquando travaille avec votre organisation pour l’élaboration d’un plan d’amélioration dont les objectifs sont de

  • regrouper les documents gérés de manière éparse sur un seul et même système
  • les catégoriser et les classer suivant un système de catégorisation et une taxonomie adéquats
  • les nommer suivant une convention de nommage unique
  • leur appliquer des attributs standards.

Le plan d’amélioration est généralement organisé par thème dont la priorité sera fonction des besoins de l’entreprise.

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Migration de documents

Lors de l’acquisition d’un nouvel outil de gestion documentaire ou le passage d’un outil existant vers un autre, la migration de vos documents vers la nouvelle plateforme est une opération nécessitant une grande préparation, la mise en place d’une méthode rigoureuse et surtout du temps.

Exquando vous assiste pour

  • identifier les documents à migrer
  • définir les attributs de chaque document
  • assurer la migration des fichiers
  • exécuter l’encodage.

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Data entry

Le classement correct et opportun de documents dans un système de gestion documentaire peut se révéler ardu et coûteux en temps pour vos collaborateurs. Minutie et rigueur sont en effet de mise si vous souhaitez que vos utilisateurs retrouvent leurs documents rapidement et efficacement.

Exquando aide votre entreprise à enregistrer vos documents en respectant les plans de classement et en assurant le traitement des metadatas. Notre équipe d’opérateurs en offshore est spécialisée dans le data entry et assure un enregistrement de qualité pour un coût particulièrement avantageux.

Pour faciliter votre travail, votre demande d’enregistrement de documents se fait par l’envoi d’un simple email à un service desk sécurisé qui vous permet d’assurer le suivi et la traçabilité de votre demande.

Dématérialisation

La dématérialisation est une préoccupation majeure pour la plupart des entreprises. Le contenu sous format électronique se gère plus facilement, est plus facile à retrouver, se sauvegarde plus facilement et surtout devient rapidement accessible de n’importe quel endroit de l’entreprise.  

Lorsque votre entreprise pense à dématérialiser sa documentation, afin que les documents soient bien encodés, avec les bonnes meta-données et faciles à retrouver, Exquando vous aide à:

  • définir et optimiser le processus de dématérialisation
  • mettre en place l’infrastructure technique (scanner et software)
  • trier la documentation existante pour en extraire les copies et ne dématérialiser que les versions nécessaires
  • rechercher les automatisations possibles (OCR)
  • importer le contenu dématérialisé dans le système de gestion de contenu de votre choix
  • mettre en place un contrôle de qualité

Ces documents, qu’il s’agisse de formulaires, de plans de construction ou de rapports de test,  deviennent alors rapidement exploitables dans vos processus de prise de décision.