Clara - La gouvernance automatisée

Les organisations disposent aujourd'hui de multiples systèmes de gestion (ECM, CRM, ERP, ERM, etc.) et les tentatives d’organiser tous les documents dans un seul système ont pour la plupart échoué.

A la multiplicité des solutions s'ajoute le facteur humain. En cas d’absence de gouvernance documentaire, les utilisateurs développent leur propre mode d'utilisation et stockent les documents où bon leur semble. Il en résulte une duplication des documents dans diverses plateformes et une difficulté à retrouver la bonne version.

Pour éviter le chaos documentaire et les coûts de dysfonctionnement qui en résultent, tout en  soulageant considérablement ceux qui doivent encoder les documents et ceux qui tentent de les retrouver, on peut :

  • mettre en place une gouvernance documentaire

  • automatiser la mise en oeuvre de cette gouvernance.

Pour ce faire, Exquando a développé un concept appelé Clara qui suivant le contenu et les propriétés du document et suivant l’utilisateur, détermine automatiquement le bon système de stockage, sélectionne les bonnes métadonnées et nomme le document suivant la convention de nommage appropriée. Grâce à Clara, la qualité des répertoires d’entreprise est grandement améliorée et, par là, toutes prises de décision.  

L'Exquando Transmittal Assistant (ExTrA) est une première implémentation du concept réalisée pour les projets d’engineering.

Si vous souhaitez en savoir plus, si vous aimeriez voir comment cela fonctionne, contactez nous à contact@exquando.com ou au 010/280.201.