Centre de services partagés

Content Shared Services

Exquando prend en charge certains processus documentaires de votre entreprise et gère pour vous les ressources, procédures et outils nécessaires.

Ensemble, nous définissons le catalogue de services qui fera l’objet d’un Service Level Agreement pour le ou les processus sélectionné(s). Les services peuvent comprendre

  • la mise en place d’un environnement documentaire pour un nouveau projet
  • la gestion quotidienne de vos documents (chargement, classement suivant taxonomie, contrôle et suivi de la revue et approbation)
  • l’audit de votre base documentaire
  • la formation et le support aux utilisateurs
  • la reclassification de vos documents pour un nouvel usage ou pour le transfert vers un autre système.

Ces services peuvent être mis en oeuvre sous la forme d’un service documentaire partagé (Shared content services) au sein de votre organisation ou sous la forme d’une sous-traitance en dehors de votre entreprise (Business process outsourcing).

Concrètement, Exquando assure la gestion

  • d'une équipe multidisciplinaire en gestion documentaire
  • des procédés et des méthodes pour délivrer les services négociés
  • du reporting des services rendus
En savoir plus

Dans le cadre d'un centre de services partagés, nous pouvons également vous offrir 

Une équipe en offshore

Afin de garantir un service de qualité à un juste prix, Exquando a développé des opérations offshore au Vietnam. Certaines opérations en gestion de contenu sont en effet simples et répétitives et peuvent être facilement délocalisées. Notre équipe en offshore prend en charge, en toute sécurité, des activités telles que l’encodage de données, la migration de documents et la préparation de dashboards.

Ces services offshore apportent un avantage indéniable quant à

  • l’adaptabilité
  • la rapidité de déploiement
  • l’efficacité
  • la minimisation des coûts.

Nos opérateurs, choisis avec soin, ont plusieurs années d’expérience dans la gestion de contenu. Ils sont disponibles pendant les heures de travail européennes et disposent d’une infrastructure IT de qualité et de systèmes éprouvés garantissant la sécurité de vos données.

La formation et l'accompagnement de vos utilisateurs

Un changement de méthodes, de procédures ou d’outils ne se fait pas toujours sans difficulté. Si vos collaborateurs n’adhèrent pas au changement, les efforts pour la mise en place de ces nouvelles méthodes de travail seront dans la plupart des cas voués à l’échec.

Exquando facilite le processus de changement en

  • identifiant avec vous les sources et causes de résistance
  • proposant un plan d’accompagnement de vos collaborateurs afin de les sensibiliser à l’utilité et aux avantages pour l’organisation et eux-mêmes des nouvelles méthodes adoptées
  • offrant des formations adaptées aux besoins de vos collaborateurs par e-learning ou formation sur site
  • accompagnant vos collaborateurs dans la mise en route des nouvelles méthodes.