Réalisations

Nouvelle gouvernance, nouveaux processus, nouvelle efficacité en facility management

Pour BNP Paribas Fortis

Avec plus de 200 projets par an (depuis l’aménagement ou le déménagement de bureaux jusqu’à de plus grands projets comme la rénovation d’un bâtiment complet), la BNP Paribas Fortis doit gérer plus de 200.000 documents et plans chaque année et doit veiller à ce que l'information soit accessible, à jour et pertinente. Afin de fonctionner de manière plus efficace, la direction du département Facility souhaitait simplifier la collecte, le stockage et l’usage de leur documentation technique.

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Archivage des documents originaux légaux et support à la mise en place de la digitalisation du  courrier entrant

Pour la Banque Européenne d'Investissement (BEI)

Chaque opération de financement ou de garantie impliquant la BEI génère une somme importante de documents. De l’étude de faisabilité du projet à son financement et à son remboursement, la Banque produit et reçoit des documents qui, selon leur typologie, doivent être archivés pour quelques années, détruits après digitalisation, ou conservés dans des coffres sécurisés en raison de leur valeur probante.
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Confiance et efficacité retrouvées grâce à la mise en place d’une bonne gouvernance de l’information

Pour la SRIW

Les activités de la SRIW génèrent un volume de documents sans cesse croissant. La correspondance échangée avec les entreprises qu’elle soutient représente une part importante des flux documentaires. Confrontée à une dilution de la connaissance de l’outil et à une perte d’efficacité liée à la difficulté de retrouver certains documents pertinents, la SRIW a fait appel à Exquando afin de restaurer le système de gestion documentaire qui était déjà de moins en moins alimenté.  

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Mise en place d'une solution en gestion et contrôle documentaire dans l'engineering

Pour Shire/Baxalta

En 2014, le département Engineering de Shire/Baxalta (ex Baxter) recherche un partenaire pour améliorer la gestion documentaire de leurs projets d'ingénierie. La société a en effet déjà connu plusieurs difficultés lors des handovers de la documentation des projets et recherche une solution pour, entre autres, un nouveau projet d'ingénierie devant démarrer prochainement.

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Implementation d'une gouvernance documentaire dans le secteur de l'énergie

Pour Elia

Exquando a implémenté un cadre de gouvernance documentaire à la demande d’Elia. Concrètement, il s’agit de règles et d’accords qui déterminent de quelle manière Elia et ses partenaires échangent, adaptent, révisent, approuvent et conservent des documents dans le cadre de grands projets d’infrastructure. Exquando a documenté les règles et accords définis dans une série de procédures opérationnelles relatives au contrôle documentaire.

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Développement d’un référentiel de conservation documentaire dans le secteur de l’aérospatial

Pour Techspace Aero (Safran)

Dans le cadre de leurs activités de développement et de production d’équipements volants, les sociétés du secteur aérospatial doivent s’assurer de la conformité de leurs procédures et pratiques d’archivage par rapport aux exigences légales, réglementaires, normatives et contractuelles. L’équipe de gestion documentaire et d’archivage (GDA) de Safran a donc développé un référentiel décrivant, pour chaque domaine d’activité, les typologies de documents ainsi que les exigences et règlements applicables. Techspace Aero devait valider l’applicabilité du référentiel GDA dans son secteur particulier d’activités et a demandé à Exquando d'entreprendre ce travail.

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Mise en place d’une gestion documentaire pour une compagnie d’assurance

Pour Precura

Suite à l’évolution de ses applications métier, Precura souhaitait reconsidérer sa gestion documentaire. Il s’agissait de définir une gouvernance des systèmes et de l’information, de rendre les données indépendantes des systèmes avec pour objectif que chacun puisse retrouver les documents nécessaires à son travail en moins de deux minutes.

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Du conseil à la gestion d’un Shared Content Service pour des projets majeurs de construction

Pour Le départment Engineering de GSK Vaccines

Dans le cadre de son expansion depuis le début des années 2000, GSK Vaccines a été amené à construire et développer de nombreux sites de production. Les objectifs recherchés par le département engineering de GSK Vaccines pour ses différents projets de construction étaient multiples.

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Mise à disposition de spécialistes en gestion documentaire

Pour Cofely Axima GDF Suez

Lorsque Cofely Axima s’est vu attribuée un important contrat pour l’installation HVAC et black piping d’une usine bio-pharmaceutique, elle s’est trouvée confrontée à la complexité de la gestion des documents techniques de ce projet. Les attentes de la société cliente et de son bureau d’études en terme de gestion documentaire étaient en effet importantes tant au niveau du respect des procédures, des délais que des budgets. Cofely Axima ne disposait pas en interne des ressources suffisantes pour répondre à ces attentes.

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Migration de documents techniques vers Office365

Pour Belfius

Lors d’importants travaux de rénovation et de construction de bureaux à Bruxelles entre 2000 et 2010, l’équipe engineering de Belfius a utilisé plusieurs plateformes pour la communication et la revue des documents techniques entre les nombreux intervenants des différents projets.

Suite à l’arrêt de la maintenance d’un des systèmes GED par son fournisseur, Belfius était à la recherche d’une solution de remplacement et envisageait par la même occasion de migrer la totalité des documents as-built dispersés sur plusieurs plateformes vers un seul système de gestion électronique de documents.

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Production de tableaux de bord via une solution BI

Pour Le département Engineering de GSK Vaccines

Dans les projets d’ingénierie et de construction les flux d’information précèdent les flux de matière : le suivi et le contrôle des flux d’information est donc capital pour la gestion de ces projets. Ce suivi n’est à priori pas compliqué car ‘il suffit’ de consulter les différents folders ou rapports pour vérifier les dates de soumission ou les statuts des documents. Cependant, lorsqu’il s’agit d’assurer le suivi de plusieurs dizaines de projets ayant chacun de 5 à 50 contractants partageant à leur tour des dizaines de folders, le contrôle peut s’avèrer rapidement fastidieux, sinon impossible.  

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Conseil en GED et configuration du système pour un projet de construction

Pour The Brussels Airport Company

Lorsque l’aéroport de Bruxelles a lancé un important projet de construction, une des premières préoccupations de l’équipe projet fût de trouver une solution pour gérer au mieux la documentation qui sera échangée tout au long du projet.

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